3.1. Contact/Communicatie/Samenwerking
Doel/Informatie:
Bij de communicatie en/of samenwerking met ons,
bijvoorbeeld via e-mail of via het contactformulier op onze website
of het gegevensuitwisselingsplatform, bijvoorbeeld als consument, testpersoon,
zakenpartner of klant, worden de door u verstrekte gegevens (uw e-mailadres,
indien van toepassing uw naam en telefoonnummer, of persoonsgegevens die
tijdens het gesprek worden verstrekt) door ons opgeslagen en verwerkt om
bijvoorbeeld uw vragen en verzoeken te beantwoorden of voor zakelijke correspondentie.
Wat de samenwerking met onze leveranciers
betreft, beschikken wij over een intern evaluatieproces dat, in ons
gerechtvaardigd belang, tot doel heeft de zakenrelatie te verbeteren door een
"actieplan" op te stellen. In het algemeen verwerken wij alleen
bedrijfsinformatie, maar er kunnen conclusies worden getrokken over u als
contactpersoon als de communicatie met leveranciers wordt onderzocht vanuit het
oogpunt van responstijden, betrouwbaarheid en transparantie.
Wanneer u als consument telefonisch contact met
ons opneemt, kunnen wij u vragen of het telefoongesprek mag worden opgenomen
met het oog op kwaliteitsbewaking en opleidingsmaatregelen. Als u instemt met
de opname, verwerken wij alle informatie die u tijdens het gesprek met ons
deelt (inhoud van de communicatie, mogelijk ook gevoelige
(gezondheids)gegevens, alsmede uw telefoonnummer en andere persoonlijke
gegevens).
Bij de verwerking van gegevens die in het kader
van de communicatie ontstaan, hebben wij een rechtmatig belang bij de
verwerking van de gegevens in overeenstemming met de wettelijke vereisten, voor
interne controledoeleinden of in overeenstemming met het desbetreffende
communicatieverzoek.
Het verstrekken van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de
uitvoering van het contract of een situatie die vergelijkbaar is met een
contract. U bent niet verplicht uw persoonsgegevens te verstrekken. Als
uw persoonsgegevens niet worden verstrekt, kunt u geen gebruik maken van
de beschreven dienst.
Ontvangers en bronnen:
Om terrorisme te bestrijden, zijn wij wettelijk
verplicht om een vergelijking te maken met sanctielijsten. Daarom verwerken wij
uw gegevens ook om te voldoen aan de wettelijke vereisten met betrekking tot de
vergelijking met deze lijsten. Bovendien verwerken wij uw gegevens in de
Beiersdorf-groep voor het voorkomen en onderzoeken van strafbare feiten en
ander wangedrag, de beoordeling en beheersing van risico's, voor interne
communicatie en voor overeenkomstige administratieve doeleinden.
Indien u een van onze zakenpartners bent,
checken we regelmatig uw kredietwaardigheid in bepaalde situaties (bijvoorbeeld
tijdens het sluiten van een overeenkomst). Ons gerechtvaardigd belang hiervoor
is het minimaliseren van de financiële risico’s. Voor dit doel werken we samen
met kredietinstellingen waarvan we de benodigde gegevens ontvangen. Daarom
geven we uw naam en contact gegevens door aan deze kredietinstellingen.
Als u een klant of
zakenpartner bent, kan het nodig zijn om uw persoonlijke gegevens door te geven
aan potentiële kopers als onderdeel van een zakelijke transactie. In het kader
van het due diligence-onderzoek worden over het algemeen anonieme gegevens
verwerkt. Het kan echter nodig zijn om in individuele gevallen persoonsgegevens
te verwerken. Ons legitieme belang ligt in de uitvoering van de zakelijke
transactie.
Daarnaast geven wij de gegevens door aan de
volgende ontvangers:
- Dienstverleners voor klanten/consumenten
- Platform/hosting provider
Doorgifte naar derde landen is mogelijk. Als
passende waarborg zijn contractuele standaardclausules overeenkomstig artikel
46 AVG gesloten. Voor derde landen/ondernemingen die onder een
adequaatheidsbesluit vallen, is het adequaatheidsbesluit eveneens van toepassing.
Voorts zijn bij de belangrijkste dienstverlener bindende bedrijfsvoorschriften
goedgekeurd. Voor meer informatie (zoals een kopie van de garanties) kunt u contact met ons opnemen zoals vermeld onder sectie 1.2.
Andere ontvangers zijn te vinden in het
onderdeel 1.4 over algemene ontvangers.
Verwijdering/Intrekking:
We verwijderen gegevens die voortkomen uit deze
context zodra het behouden van de gegevens niet langer nodig is, tenzij dit in
strijd is met bewaarverplichtingen of verjaringstermijnen.
In het geval van
consumenten vragen middels het consumenten beheer systeem, zullen de
persoonlijke gegevens meestal na 1 jaar worden verwijderd. Als uitzondering, de
gegevens zullen langer bewaard worden als de gegevens noodzakelijke zijn voor
het etablissement, een oefening, of verdediging van rechtsvoordering.
Gespreksopnamen worden maximaal 90 dagen
bewaard.
U kunt bezwaar maken tegen deze verwerking
overeenkomstig de bepalingen in paragraaf
4.
Wettelijke grondslag:
Art. 6
(1) a AVG in samenhang met Art. 9 (2) a AVG (toestemming: opname van
telefoongesprekken)
Art. 6
(1) b AVG (bij verwerking in het kader van een overeenkomst of een situatie die
vergelijkbaar is met een overeenkomst)
Art. 6
(1) c AVG (wanneer verwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na
te komen)
Art. 6 (1) f AVG (wanneer de verwerking wordt uitgevoerd in overeenstemming met het hierboven beschreven gerechtvaardigd belang)